5 ошибок в коммуникации «менеджер-дизайнер»
разное
10 апреля 2018

Менеджер и дизайнер дружили-дружили, ели вместе печенье, пили чай. А потом первый передал второму бриф от клиента. И тут всё заверте… В идеальном мире люди были бы одинаковыми и понимали бы друг друга с полуслова. Но в реальности так вышло, что информация при передачи из уст в уста искажается. Мы в нашем агентстве немало шишек на этом набили, пока не преодолели сие несовершенство мира, и прямо сейчас пометим для вас все самые больные грабли яркими флажками.

Итак, менеджер передал дизайнеру бриф от клиента. Дизайнер бриф прочитал, но невнимательно, часть вообще не понял и попросил менеджера переспросить. Менеджер побоялся переспрашивать и дал свою интерпретацию задачи. Дизайнер пообещал сделать, но забыл уточнить когда. Радостный менеджер, накидал сверху ещё задач. А потом ещё. И все бы ничего, да вокруг ещё вечно крутится толпа людишек, которые советуют, вмешиваются, возлагают надежды, лелеют мечту и вообще всячески мешают Идеальному Рабочему Процессу.

И тогда происходят плохие вещи: дизайнер впадает в состояние «я ничтожество», менеджер начинает нервничать, курить, чай заканчивается, печенье уже не радует, сроки срываются, а клиент разочаровывается и уходит. Агентство в нокдауне. Всё пропало. В общем, все умерли.

Это бывало и у нас. В таких ситуациях мы всегда пересматривали фильм «Рокки», поднимались на ноги, анализировали ситуацию и учились на своих же ошибках. Предлагаем и вам поучиться на наших ошибках, чтобы не пришлось учиться на своих. Это не так больно, да и, согласитесь, приятно читать про то, как кто-то другой облажался.
Вот 5 типичных промахов в коммуникации «менеджер-дизайнер» и наши рецепты для их устранения.
1. Дизайнерская перегрузка
Менеджер нагружает дизайнера новыми работами, не узнав, есть ли у того время на это. Дизайнер либо не хочет расстраивать своего печенно-чайного друга, либо переоценивает свои силы, как бы то ни было, на свою беду соглашается.
Результат
Сдвигаются сроки сразу нескольких проектов, дизайнер зол на весь мир, менеджер в панике, а клиент негодует. Никто ничего не понимает, все кричат друг на друга, а на стены брызжет кипяток.
Рецепт
Вести график загрузки дизайнеров агентства.
Алина Гурдогланян
Проект-менеджер
«В нашем агентстве менеджеры вместе с дизайнерами однажды собрались и в ходе долгой жаркой дискуссии определили, из каких этапов состоит каждая работа, и сколько времени занимает каждый этап. Менеджеры при помощи элементарных инструментов, типа Гугл-календаря, планируют каждый рабочий день каждого дизайнера, равномерно распределяя необходимое время по дням. Чтобы не было авралов, чтобы всем было комфортно работать».
Ещё есть такой инструмент, как диаграмма Ганта. Она наглядно показывает загрузку всего агентства. Поэтому, когда появляется новый проект, менеджер видит, какой дизайнер наименее загружен или освободится в ближайшее время, и передаёт проект ему.

Диаграмма Ганта выглядит как-то так

Ясно, что оценить чужую работу, в которой ты не разбираешься, иногда бывает непросто. Поэтому нельзя исключать, что менеджер по ошибке может посчитать тяжёлые задания пустячными и завалить ими дизайнера. Чтобы этого не случилось, каждый дизайнер имеет право голоса. Если дизайнер чувствует, что менеджер его излишне загрузил, и он физически не справится с таким объёмом работы, он не теряет время, сразу идёт к менеджеру, объясняет, приводит аргументы, и они вместе находят выход из ситуации. Это может звучать утопично, но они действительно находят общий язык и выход из ситуации.
2. Мелочь, а неприятно
Работая над творческой задачей, дизайнер тратит немалые мозговые ресурсы на поиск решения. Нейроны напряжены, химические связи формируются, мыслительная сеть в голове жужжит, вокруг вспыхивают мысли и обрывки знаний, они загораются и тут же гаснут, из закромов поднимаются сотни виденного и слышанного, оно перемешивается и многократно встряхивается… И вот где-то в недрах нейронной сети медленно, как распускающийся цветок, начинает формироваться Идея. Она пока еще очень хрупкая и, кажется, может рассыпаться в пыль от прикосновения собственной тени. Она медленно кружится, сверкает и искрится, вот-вот готовясь родиться, и…

— Таань! Заверстай мне шапку договора, у меня что-то тут слетело, это ж быстро!
Результат
Менеджер внезапным пустячным заданием пугает «дизайнерскую музу», дизайнер в депрессии, не может опять собраться и войти в состояние «потока» (неудивительно, это требует недюжинных ресурсов от мозга), работа затягивается, менеджер в панике, клиент опять негодует. На следующий день дизайнер предлагает менеджеру вместо чая испить цикорий.
Рецепт
На самом деле пустячными заданиями дизайнеров раздражают не только менеджеры, но и сами клиенты. Иногда они просят прислать им какой-нибудь файл в другом формате или что-то подправить в брендбуке. Тут и отказать в этом пустяке будет некрасиво, и дизайнера вырывать из «дзена» не хочется. Выход всё в том же тайм-менеджменте через тот же Гугл-календарь.

У дизайнера в течение рабочего дня предусмотрены сакральные часы работы над проектом — в это время приставать к нему ни с какими глупостями ни в коем случае нельзя. Но помимо этого в течение рабочего дня предусмотрены два резервных часа — специально для выполнения мелких просьб клиента или внутренних задач. Если возникает необходимость, менеджер смотрит в календаре, у кого из дизайнеров в расписании ближе всего резервные часы, и передаёт задачу ему.
3. Моя твоя не понимает
Когда менеджер зовёт дизайнера на перерыв, он никогда не уточняет какой именно они будут пить чай и с каким именно печеньем. Это же очевидно: печенье — сахарное, а чай — с бергамотом. За столько лет совместного чаепития можно и запомнить! Но иногда этот способ коммуникации переносится на рабочий процесс. Менеджер ставит перед дизайнером задачу, опуская много деталей, которые ему кажутся совершенно не важными и очевидными. А ведь на деле они зачастую оказываются принципиальными!
Результат
В преддверии дедлайна внезапно оказывается, что дизайнер всю дорогу делал не то. Приходится переделывать, сроки сдвигаются, дизайнер хочет убить менеджера, менеджер проходит круги ада с переделываниями, клиент недоволен.
Рецепт
Нас страхует от подобных ситуаций существование должности арт-директора.

По сути арт-директор — это бригадир креативщиков. Это очень опытный дизайнер, который понимает не только тонкости креативного процесса, но и работу менеджера. Арт-директор умеет говорить и на языке дизайнеров, и на языке менеджеров. Поэтому он является в некотором роде переводчиком, промежуточным звеном между дизайнерами и менеджерами.
Мария Перепечина
Исполнительный директор
«В нашем агентстве проект-менеджеры несут полную ответственность за успешное завершение проекта. Поэтому в их обязанности входит глубоко понимать суть каждого проекта. Разбуди проект-менеджера в 3 часа ночи, и он без запинки в деталях расскажет на какой стадии сейчас процесс, что уже сделано, что и в каком объёме ещё нужно сделать, и сколько времени это займёт».

Как добиться такой глубины понимания? Способ только один: в разговоре с дизайнерами и арт-директорами проговаривать вслух все даже самые очевидные детали, переспрашивать и уточнять, уточнять и переспрашивать — пока задача не будет ясна до мельчайших подробностей.
4. Дефицит чуткости
Менеджеру очень весело пить чай с дизайнером, они давно дружат и могут друг за друга заканчивать фразы. Менеджер знает любимый фильм дизайнера, ник в онлайн-игре, кличку первого питомца, мельчайшие детали его характера. Интуитивно он понимает, что у каждого дизайнера есть свой стиль и комфортный темп выполнения заданий, но почему-то не догадывается учитывать это в работе.
Результат
Вполне самостоятельный дизайнер, затюканный вечными напоминалками о дедлайне — нервничает, а менеджер — злится и паникует. Либо склонный к прокрастинации дизайнер, оставленный самому себе, тянет до последнего, после чего в ночь перед дедлайном сидит на кофе и энергетиках, а менеджер — на настойке пустырника. Назавтра они вместе, обнявшись, будут опять пить цикорий.
Рецепт
По канону жанра тут нужно сказать про индивидуальный подход к каждому члену команды. Но нам удалось организовать всё так, что менеджеры обходятся и без психологического зондирования коллектива.

Во-первых, все эти проблемы решают арт-директора, которые очень хорошо знают все индивидуальные особенности дизайнеров в привязке к специфике их работы.

Во-вторых, вся работа над проектом разделена на довольно мелкие этапы, между которыми подводятся промежуточные итоги. Так что прокрастинация в случае её проявления просто не успевает зайти слишком далеко, чтобы навредить проекту.

В-третьих — это, опять же, подробное и прозрачное планирование рабочего дня, недели, месяца. Дизайнер, открывая Гугл-календарь, получает наглядную информацию, когда какой результат от него будет требовать проект-менеджер. Ему должно быть предельно понятно, что у него должно быть сделано за день. Как он будет к этому результату идти — весь день балдеть и интенсивно взяться за проект в последний момент или распределять нагрузку равномерно — решать ему. Главное, чтобы работа была сделана в срок и надлежащего качества.
5. Делай как хочешь
Менеджер, поручая новый проект, просто отдаёт бриф дизайнеру, устно проговаривая задачу. Ну опытный же специалист, чего по сто раз одно и то же проговаривать? Дизайнер старательно рисует что-то, а за три дня до дедлайна оказывается, что это вообще не то.
Результат
Менеджер в слезах уговаривает дизайнера переделать, дизайнер в гневе всё переделывает. Получается сырой макет, сделанный на коленке впопыхах. Вероятность удовлетворить клиента примерно равна шансам выиграть в русскую рулетку полностью заряженным револьвером.
Рецепт
Устраивать подробный брифинг. Желательно с заказчиком, а не только с командой. Ну и системно проверять работу дизайнера на соответствие брифу. Но это в целом. Конкретно у нас такой проблемы в принципе возникнуть не может в силу устоявшейся специфики нашего агентства.
Денис Белоусов
Директор по стратегическому планированию
«Мы занимаемся не просто дизайном, а именно брендингом. Поэтому клиент формулирует задачу, исходя из своего коммерческого интереса (например, расширить аудиторию), и она в таком виде попадает к — назовём условно — маркетологам. Проводится анализ рынка, аудитории, бизнеса клиента, конкурентов. Исходя из результатов исследования, формулируется задача для дизайнеров уже на языке дизайнеров (например, сохранив цветовое пятно, изменить образы так-то и так-то). То есть опять же проблема решается за счёт промежуточных звеньев коммуникации, способных изъясняться на разных профессиональных «языках».
Теперь наши менеджеры и дизайнеры гоняют чаи с печеньками в полном согласии и взаимном понимании, банка цикория зарыта на заднем дворе. Конечно, никто не идеален, поэтому нет-нет да случаются прокофеиненые ночи, передозировки пустырником и разборы полётов. Но мы продолжаем пересматривать фильм «Рокки», вставать на ноги и меняться так, чтобы подобные ситуации впредь не случались никогда.
Другие статьи